Diciembre 1998 / Steven Spenser
Notas de prensa a través de internet
Estas son algunas recomendaciones prácticas para enviar notas de prensa a medios a través de la web, tomando en cuenta principalmente la situación de los periodistas.
1. No asuma que por tener una dirección electrónica, los reporteros desean recibir notas de prensa no solicitadas. Primero envíele un mensaje resumido, identificándose adecuadamente y pregúntele si desea recibir de usted o su cliente las notas de prensa. Si las respuesta es positiva, lo ideal es enviar las notas en un formato que el periodista pueda leer.
2. Si va a "invadir" (spam) a los periodistas de su fuente, incluya el contenido de su nota de prensa en el cuerpo de su correo electrónico, en el formato de texto ASCII, lo cual le garantiza que cualquier reportero desde cualquier procesador de palabras lo va a poder leer. El texto no va a lucir bonito, pero mucha gente se rehusa a poner en peligro la seguridad de su computador abriendo un attachment o un archivo anexo no solicitado, porque puede tener virus.
3. Trate por todos los medios que el contenido de su nota de prensa tenga la extensión equivalente a una o dos pantallas del monitor del computador. Su propósito deberá ser tentar al periodista para que le pida más información, por correo electrónico, teléfono o para que visite su página web (si tiene una sección para sus noticias corporativas).
4. En el campo del subject (tema o título de su e-mail), en el encabezado de su correo electrónico, indetifique su correo tan intrigante y tan sintetizado como sea posible. Su destinatario leerá su título en un espacio equivalente a 24 carácteres (en el mejor de los casos). Es difícil hacerlo pero es un arte que vale la pena aprender y desarrollar.
5. Trate de no enviar archivos largos. Es preferible incluir enlaces (links) en el mail que le permitan a sus lectores ir a su página web, en donde está disponible toda la información que necesitan. Incluso, puede ser más personalizado si incluye un password en las áreas en donde está toda la noticia a la medida del periodista.
6. Si requiere enviar una nota de prensa muy larga, comprímala y asegúrese de que el periodista con el que se comunica pueda descomprimir su formato y leerlo.
7. Coloque información sobre dónde y cómo contactarlo a usted al principio y al final de su correo electrónico. Esto evita la necesidad de recorrer toda la pantalla (scroll).
8. Agregue el correo electrónico de las personas de su organización relacionadas con su nota de prensa, por si acaso su periodista interlocutor necesita contactarlas para obtener más información.
9. Con el objetivo de que su correo electrónico no tarde en bajarle al periodista a quien se lo envía, evite incluir fotos o gráficos. Póngalos a la disposición e infórmele al periodista sobre el tiempo que le va atomar recibirlos.
10. Al igual que cuando manda una nota de prensa impresa, sólo tiene 20 segundos para atrapar la atención del periodista. Por lo tanto no use metáforas en su título o el "lead" de su noticia. Sea directo.
11. Lo ideal es que su nota de prensa pueda adaptarse a las necesidades del lector, por lo cual es recomendable agregar en el principio una introducción en forma de índice, en dónde se identifican y separan las partes de la noticia, que pueden parecerles interesantes a su lector.
12. Si le va a mandar la misma nota a muchos periodistas, de diferentes medios, no deje de usar el recurso de "copia ciega" (bcc:) de su programa de correo electrónico, el cual le permite ocultar la identidad de los otros recipientes del mensaje.
13. Es recomendable agregar en su correo el recurso que le permite saber que su nota de prensa fue recibida y leída (read and delivered). Por lo menos puede confirmar que sus lectores "abrieron" su mensaje.
14. Si sus notas "electrónicas" de prensa también están en su website, agregue en éste las correspondientes etiquetas de identificación (consulte a su webmaster) que permiten ser monitoreadas por "buscadores" como Altavista u otros.
15. Recuerde que leer en un monitor es más lento y más molesto que sobre papel. Así que escriba breve y en forma esquemática. (Haga click aquí para leer otras recomendaciones nuestras sobre la lectura).
(Estas recomendaciones están basadas en un texto original de Steven Spencer para el boletín Interactive Public Relations de Lawrence Ragan Communications, Inc. http://www.ragan.com)
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